Очереди: наводим порядок в задачах

Что такое очередь

Очередь в Трекере: это папка задач одной команды или одного направления. Все задачи очереди «Котолавка» лежат вместе, у них общие настройки, общие статусы и общая команда. Задача не может жить сама по себе: каждая обязательно находится в какой-то очереди.

У каждой очереди есть ключ: короткий код латиницей, например KOT у Котолавки или TREK у нашей рабочей очереди. Из ключа складываются номера задач: KOT-12, TREK-25. Увидел номер, и сразу понятно, чья это задача и где её искать.

Хорошая новость: очередей не должно быть много. Маленькой команде почти всегда хватает одной. Пять очередей на троих человек: это не порядок, а пять мест, где можно потерять задачу.

Создаём очередь по шагам

1. В меню слева открой Очереди и нажми Создать очередь

   Создавать очереди может не каждый: если кнопки нет, попроси администратора организации или владельца другой очереди.

2. Выбери, как создавать: по шаблону, с нуля или копией другой очереди

   Для старта бери шаблон. Простая: минимум статусов, подходит поручениям и заявкам. Канбан: под доску с потоком задач. Скрам: под спринты. Не переживай, статусы потом можно поменять.

3. Впиши название и ключ, например «Котолавка» и KOT

   Ключ: только латиница, без пробелов и спецсимволов, и он должен быть уникальным. Делай коротким, 2-5 букв: этот код будет в номере каждой задачи, в каждой ссылке и в каждом разговоре «глянь кот двенадцать».

4. Укажи, кому видна очередь: Все сотрудники или Я и участники задач

   Для обычной рабочей очереди оставляй «Все сотрудники»: прозрачность экономит кучу вопросов. Закрытый вариант нужен для чувствительных тем, о правах подробнее ниже.

5. Нажми Продолжить и проверь: очередь появилась в меню слева

   Владельцем очереди становится тот, кто её создал. Владелец настраивает очередь и раздаёт права, и его доступ ограничить нельзя.

Типы задач: стандартные и свои

Внутри одной очереди задачи бывают разными. В Трекере уже есть системные типы вроде «Задача», «Ошибка», «Улучшение». Но настоящая сила в том, что можно завести свои: у каждого типа будут свои поля и свой воркфлоу.

Смотри, как это работает для Котолавки:

Зачем разделять? Две причины. Первая: разные поля. У закупки нужно поле с поставщиком, у заказа оно только мешает. Вторая: разный путь. Контент проходит проверку перед публикацией, а заказ клиента нет. Один тип «Задача» на всё превращает очередь в кашу, где ничего не отфильтруешь.

Как добавить свой тип:

1. Открой очередь и нажми Настройки очереди в правом верхнем углу

   Кнопка видна владельцу очереди и тем, кому выдали права на настройки.

2. Перейди на вкладку Рабочие процессы и нажми Добавить тип задачи

   Начни вводить название. Если такого типа ещё нет, Трекер предложит создать новый: впиши название, английское имя и ключ он подставит сам.

3. Нажми Создать: тип появится в очереди

   Есть и второй путь, для администратора: меню Администрирование, раздел Типы задач. Созданный тип станет доступен всем очередям организации.

Воркфлоу: статусы и переходы

Воркфлоу: это карта жизни задачи. Она состоит из двух вещей: статусы (этапы: «Открыт», «В работе», «Готов») и переходы (стрелки между ними: из какого статуса в какой можно шагнуть). Нет стрелки, нет пути: если переход из «Готов» обратно в «В работе» не нарисован, задачу так просто не вернёшь.

Настраивается там же: Настройки очереди, вкладка Рабочие процессы. Там визуальный редактор: статусы выглядят прямоугольниками, переходы стрелками. У каждого типа задач может быть свой воркфлоу: у «Контента» со статусом «На проверке», у «Заказа» без него.

Права доступа: кто видит и кто редактирует

По умолчанию очередь видна всем сотрудникам организации, и для большинства команд это правильно. Но иногда нужно тоньше: цены поставщиков, кадровые вопросы, переговоры. Для этого в очереди есть настройка прав.

1. Открой очередь, нажми Настройки очереди и перейди на вкладку Права доступа

   Менять права может владелец очереди и администраторы Трекера. Доступ самого владельца ограничить нельзя, это защита от «сам себя запер».

2. В блоке основных участников добавь людей или группы и выбери уровень прав каждому

   Уровни идут по нарастающей: просмотр задач (читать, комментировать, менять статус), создание задач, редактирование задач, настройки очереди. Команде обычно дают редактирование, смежникам просмотр.

3. Если очередь закрытая, убери широкий доступ и оставь только команду

   Есть и жёсткий инструмент: раздел «Доступ запрещен». Запрет там сильнее любого разрешения, человек не увидит задачи, даже если состоит в группе с доступом.

Простое правило: открытость по умолчанию, закрытость по причине. Закрывай очередь, когда в задачах есть чужие персональные данные, деньги или то, что до поры не должно расходиться по компании. Во всех остальных случаях открытая очередь работает на тебя: коллеги сами находят ответы вместо того, чтобы дёргать тебя в чате.