Задачи: создаём и ведём
Задача в Трекере: это не строчка в списке, а маленький живой организм. У неё есть имя, хозяин, срок и своя жизнь от «Открыт» до «Закрыт». Учимся заводить задачи так, чтобы их хотелось делать, и вести так, чтобы никто не спрашивал «ну что там».
После модуля ты умеешь
- Создавать задачу с понятным названием, исполнителем, дедлайном и приоритетом
- Вести задачу по статусам и закрывать её с правильной резолюцией
- Обсуждать работу в комментариях и призывать коллег через @
- Выбирать между чек-листом и подзадачами и не ошибаться
- Связывать задачи: «связана с», «блокирует», клонирование
Создание задачи: 7 шагов до номера
В прошлом модуле мы договорились: нет задачи в Трекере, нет работы. Теперь научимся превращать «надо бы заказать корм» в задачу, которую невозможно потерять.
-
Нажми + Создать задачу в шапке
Кнопка видна с любого экрана Трекера, искать её не надо. Откроется форма создания.
-
Выбери очередь
Очередь: это папка команды или проекта. Из её ключа складывается номер задачи: очередь KOT даст задачи KOT-12, KOT-13 и так далее. Про устройство очередей будет весь следующий модуль.
-
Напиши название по формуле: глагол + объект + срок
«Заказать корм поставщику до вторника». Из такого названия сразу ясно, что делать, с чем и когда. Название читают в списках и на досках, где описания не видно.
-
Заполни описание: контекст и критерий готовности
Что известно, ссылки, файлы и главное: как поймём, что задача сделана. «Заявка отправлена, оплата подтверждена» лучше, чем тишина.
-
Назначь исполнителя в поле Исполнитель
Исполнитель у задачи один. Если работают двое, второй идёт в наблюдатели, а если у него свой большой кусок, ему подзадача (об этом ниже).
-
Поставь Дедлайн и Приоритет
Приоритеты в Трекере: от «Незначительный» до «Критичный», по умолчанию «Средний». Дедлайн: дата, после которой задача считается просроченной и краснеет в списках.
-
Жми Создать
Задача получает номер, исполнителю улетает уведомление. Всё, «надо бы» превратилось в KOT-12.
Формула названия «глагол + объект + срок» кажется мелочью, но именно она отличает рабочий Трекер от свалки. Сравни:
| Плохое название | Что с ним не так | Хорошее название |
|---|---|---|
| «Корм!!!» | Что с кормом? Купить, выкинуть, съесть? | «Заказать корм поставщику до вторника» |
| «Сайт не работает» | Это жалоба, а не задача: нет действия | «Починить форму заказа на сайте до пятницы» |
| «Отзывы» | Ни глагола, ни объёма, ни срока | «Ответить на отзывы за неделю до пятницы» |
| «Срочно!! Оля просила» | Через месяц никто не вспомнит, что просила Оля | «Подготовить акт сверки для «Мурчалл» к 25 июля» |
Одна задача = один результат. Если в названии появляется «и»: «заказать корм и обновить прайс и позвонить курьеру», это три задачи, а не одна. Дроби. Маленькие задачи закрываются, гигантские висят месяцами и давят на совесть.
Жизнь задачи: статусы и резолюции
После создания задача не лежит камнем, она движется по статусам. В стандартном наборе Трекера их четыре:
| Статус | Что означает |
|---|---|
| Открыт | Задача создана, к ней ещё не приступали |
| В работе | Исполнитель занимается задачей прямо сейчас |
| Решён | Исполнитель считает, что готово: можно проверять |
| Закрыт | Результат принят, задача в архиве. Точка |
В некоторых очередях набор статусов другой, например добавляется «Требуется информация» или «На проверке». Логика та же: статус честно отвечает на вопрос «что сейчас происходит с задачей».
-
Открой задачу и найди кнопку с текущим статусом, например Открыт
Она в верхней части карточки задачи, рядом с названием.
-
Нажми на неё и выбери следующий статус, например В работе
Трекер покажет только те переходы, которые разрешены в этой очереди. Промахнуться сложно.
-
При закрытии выбери резолюцию: почему задача завершена
«Решён»: сделали. «Дубликат»: такая задача уже есть. «Не будет исправлено»: решили не делать. Резолюция остаётся в истории и через полгода спасает от вопроса «а чем это кончилось?»
Главное правило статусов: двигай сразу, не в конце недели. Взял задачу: тут же «В работе». Доделал: тут же «Решён». Если обновлять статусы оптом в пятницу, всю неделю доски и отчёты врут, руководитель дёргает вопросами, а бот считает живую задачу забытой. Клик занимает две секунды, честная картина бесценна.
Внутри задачи: комментарии, чек-листы, вложения, наблюдатели
Карточка задачи: это её дом. Всё обсуждение, файлы и мелкие шаги живут внутри, а не в соседнем чате.
Комментарии и призыв через @. Любой вопрос по задаче задавай комментарием в самой задаче. Чтобы коллега точно увидел, набери @ и начни печатать его имя: Трекер подскажет, кого ты ищешь, а призванному придёт уведомление. Плюс перед чатом: через месяц вся переписка по заказу лежит в одном месте, под самой задачей.
Чек-лист. Кнопка Чек-лист в карточке добавляет список мелких шагов с галочками. Пункту можно назначить свой дедлайн и даже исполнителя. Правило выбора простое:
| Ситуация | Что использовать |
|---|---|
| Шаги мелкие, делает один человек, отчитываться по каждому не нужно | Чек-лист внутри задачи |
| Куски крупные, у каждого свой исполнитель, срок и обсуждение | Подзадачи (следующий раздел) |
Вложения. Файлы просто перетаскиваются мышкой в карточку задачи: счёт, фото, таблица. Скриншот можно вставить прямо из буфера: Ctrl+V в поле комментария.
Наблюдатели. Поле Наблюдатели в карточке: люди, которые следят за задачей, но не делают её. Наблюдатель получает уведомления обо всех изменениях. Хочешь быть в курсе чужой задачи: добавь себя в наблюдатели, а не проси «скинь потом, что решили».
Связи задач: кто кому родственник
Задачи редко живут поодиночке. В карточке есть кнопка Связать: она соединяет задачи между собой, и в каждой из них появляется блок «Связанные задачи». Виды связей:
| Связь | Когда использовать |
|---|---|
| Подзадача | Большую задачу распилили на куски с разными исполнителями и сроками. Родительская видит прогресс всех детей |
| Связана с | Задачи просто про одно и то же: полезно ходить между ними по ссылке |
| Блокирует / Блокируется | Одну задачу нельзя делать, пока не готова другая. Исполнитель заблокированной сразу видит, кого ждать |
| Дубликат | Задачу завели дважды: одну закрываем с резолюцией «Дубликат» и связываем с выжившей |
И отдельный трюк: клонирование. Если новая задача почти повторяет старую (ежемесячный заказ корма, например), открой меню действий в карточке (кнопка ⋯) и выбери Клонировать: Трекер создаст копию с теми же полями, останется поправить название и дедлайн.
Первые задачи: корм и отзывы
В прошлой серии Котолавка вошла в Трекер и пригласила команду. Пространство есть, задач нет. Сегодня Ира заводит первые две, и одна из них станет нашим полигоном на весь курс.
- Делаем
- Ира жмёт + Создать задачу: очередь KOT, название «Заказать корм поставщику до вторника», исполнитель Макс, дедлайн 21 июля, приоритет «Средний». В описании: корм, объём, поставщик «Мурчалл» и критерий «оплата подтверждена». Добавляет чек-лист: сверить остатки, отправить заявку, подтвердить оплату. В наблюдатели ставит Олю: владелица хочет быть в курсе, но делать будет Макс. Вторую задачу, KOT-9 «Ответить на отзывы за неделю», Ира берёт на себя.
- Видим
- В очереди KOT появились KOT-9 и KOT-12 со статусом «Открыт». У Макса KOT-12 засветилась в «Моих задачах», ему пришло уведомление. Оля ничего не делала, но теперь получает все обновления по корму автоматически.
- Контролируем
- Макс переводит KOT-12 в «В работе» сразу, как взялся, и отмечает пункты чек-листа по мере готовности: счётчик «2 из 3» виден прямо из списка задач. Ира пишет в комментарии «@Макс счёт пришёл?» и получает ответ там же, в задаче. Ни одного «ну что там с кормом» в чате.
- Получаем
- Ко вторнику KOT-12 закрыта с резолюцией «Решён»: заявка, счёт, переписка и все галочки лежат в одной карточке. Через месяц, когда корм понадобится снова, Макс просто клонирует задачу. А Оля впервые за год узнала статус заказа, не задав ни одного вопроса.
Как это у нас в TREK
Открой в нашей очереди задачу TREK-19 «Организовать демо аудита звонков для Автохаба»: это образцовая карточка. У неё есть исполнитель, стоит дедлайн, а внутри чек-лист шагов: договориться о дате, подготовить примеры разборов, провести демо. По галочкам видно, где мы, без единого вопроса в чате.
Правило команды простое: у каждой задачи всегда есть исполнитель и срок. Задачи без срока Гермес подсвечивает в вечерней сводке, так что «потом поставлю дедлайн» живёт ровно до вечера. Заводишь задачу в TREK: заполняй оба поля сразу, как в этом модуле.
Чек-лист: что должно получиться
- Создал задачу с названием по формуле «глагол + объект + срок»
- У задачи есть исполнитель, дедлайн и приоритет
- Провёл задачу по статусам и закрыл с резолюцией
- Добавил чек-лист и призвал коллегу через @ в комментарии
- Связал две задачи и знаешь, чем «блокирует» отличается от «связана с»
Мини-тест: 5 вопросов, без занудства
Ошибиться не страшно: под неправильным ответом появится подсказка, куда посмотреть.
1. Ира заводит задачу про отзывы покупателей. Какое название пройдёт проверку формулой?
Глагол, объект, срок. Идеально.2. Макс отправил заявку поставщику в среду утром. Когда переводить задачу в «Решён»?
Две секунды, и картина честная.3. Задача «Собрать заказ №482»: четыре мелких шага, все делает Макс за один день. Как оформить шаги?
Верно: мелкие шаги одного человека, это чек-лист.4. Оля хочет следить за задачей про корм, но делать её будет Макс. Что выбрать?
Да: уведомления идут, ответственность не размазана.5. Заявку поставщику (KOT-12) нельзя отправлять, пока не согласован бюджет (KOT-11). Какую связь ставим?
Точно: сначала бюджет, потом заявка, и все видят почему.