Интеграции: задачи заводятся сами

Зачем интеграции: работа должна сама превращаться в задачи

Вспомни правило из первого модуля: если задачи нет в Трекере, задачи не существует. До сих пор мы заводили задачи руками. Это честный труд, но у него есть скучная статистика: всё, что нужно «не забыть перенести», однажды не переносится. Клиент написал на личную почту, поставщик прислал счёт в мессенджер, шеф раздал поручения на планёрке. Три источника, три шанса потерять.

Интеграция решает это в корне: задача заводится там, где возникла работа, без человека-курьера посередине. Форма на сайте сама создаёт задачу. Письмо само становится задачей. Поручение в чате ловит бот. Человек остаётся там, где он незаменим: решает, назначает, делает. А копирование текста из окна в окно отдаём роботам.

В этом модуле три штатных механизма Трекера (Формы, почта, уведомления) и один наш собственный, через API: связка Telegram и Гермеса.

Яндекс Формы: заявка с сайта становится задачей

Яндекс Формы это конструктор анкет, родной для Трекера. Схема простая: собираешь форму с полями заявки, включаешь интеграцию с Трекером, и каждый отправленный ответ превращается в задачу. Ответы на вопросы формы раскладываются по полям задачи.

1. Открой forms.yandex.ru и собери форму: добавь вопросы, которые нужны для заявки

   Для заявки на возврат это, например, номер заказа, имя и телефон, причина возврата, фото товара. Не жадничай с вопросами: чем короче форма, тем чаще её дозаполняют.

2. В настройках формы найди интеграцию с Трекером и укажи очередь, куда падать задачам

   Здесь же задаётся, как собирать название и описание задачи из ответов. Можно подставить в описание все ответы разом, читать удобно.

3. Сопоставь вопросы формы с полями задачи: для поля задачи выбери Ответ на вопрос, для своих полей жми Добавить параметр задачи

   Так номер заказа окажется в отдельном поле, а не потеряется в простыне текста. Тут же можно жёстко задать тип задачи и исполнителя: все заявки с формы сразу лягут на нужного человека.

4. Сохрани настройки, опубликуй форму и скопируй ссылку

   Ссылку можно повесить на сайт, отправить в рассылке или прикрепить кнопкой «Оставить заявку». Заполнять форму может кто угодно, доступ в Трекер ему не нужен.

5. По желанию подключи форму и со стороны очереди: в настройках очереди открой раздел Интеграции, в блоке форм выбери Добавить форму и вставь ссылку

   Тогда форма будет видна прямо в Трекере, и коллеги смогут создавать через неё типовые задачи, не вспоминая, какие поля заполнять.

6. Проверь боем: заполни форму сам и убедись, что задача появилась в очереди со всеми полями

   Интеграция без проверки это лотерея. Одна тестовая заявка экономит неделю недоумения «а почему заявки не доходят».

Почта: письмо в очередь становится задачей

У очереди может быть свой почтовый адрес. Всё, что на него приходит, Трекер разбирает сам: новое письмо создаёт задачу, а ответы в той же переписке падают комментариями в уже созданную задачу. Трекер сопоставляет письма с задачами по ключу задачи в теме и служебным заголовкам письма, так что переписка не расползается на дубли.

Кому это надо: всем, кто получает заявки от внешних людей. Поставщик, клиент, подрядчик не будут заводить аккаунт в вашем Трекере, а письмо написать могут. Даёшь им адрес очереди, и их письма сами встают в общий поток задач.

1. Открой очередь, зайди в настройки очереди и найди раздел Интеграции

   Настройки очереди доступны её владельцу. Если пункта не видно, попроси владельца очереди или админа.

2. В блоке почты нажми Настроить почтовые ящики и подключи ящик к очереди

   Подключить можно ящик на своём почтовом сервере (понадобятся адреса IMAP и SMTP) или адрес на домене организации в Яндекс 360. Адрес этого ящика и становится адресом очереди.

3. Проверь параметры: папка входящих, защищённое соединение, добавление номера задачи в тему исходящих

   Номер задачи в теме важен: по нему ответ собеседника вернётся комментарием в ту же задачу, а не создаст новую.

4. Отдай адрес наружу: поставщикам, клиентам, на страницу контактов

   С этого момента «напишите нам на почту» означает «поставьте нам задачу». Красиво.

5. Отвечай из задачи: в блоке комментариев переключись на вкладку Письмо и пиши

   Собеседник получит обычное письмо, а в задаче останется вся переписка. Никто не роется в чужих ящиках в поисках «а что мы ему отвечали».

Уведомления: слышать важное и не утонуть

Как только задачи начинают сыпаться из форм и почты, встаёт обратная проблема: Трекер становится слишком разговорчивым. По умолчанию он шлёт письма обо всём, что происходит с задачами, где ты автор, исполнитель или наблюдатель. Для пары задач это удобно, для потока заявок это спам, который приучает не читать уведомления вообще.

Лекарство: настроить подписки под себя.

1. На левой панели открой Настройки, затем раздел уведомлений

   Здесь живут все твои правила: что присылать, о чём и куда.

2. Нажми Добавить подписку и назови её понятно, например «Возвраты Котолавки»

   Название попадает в письма, по нему удобно настраивать правила сортировки в почте.

3. Выбери, за чем следить, и сузь фильтрами: очередь, тип задачи, исполнитель

   Подписка с фильтром «очередь KOT, тип Заказ» шлёт только про заказы и молчит про контент. Это и есть подписка на свой срез задач, а не на всё подряд.

4. Отметь события, которые тебе правда нужны: например, новая задача и смена статуса, а не каждое движение

   Хорошая проверка: «буду ли я что-то делать, получив это письмо?» Если нет, событие в подписке не нужно.

5. Выбери канал: почта, Центр уведомлений Трекера, Telegram или дайджест

   Дайджест собирает изменения в одно периодическое письмо. Для наблюдателя со стороны это спасение: одна сводка вместо тридцати писем.

Отдельный приём для руководителя: подписка на очередь целиком. Открой список очередей, выбери нужную и в меню действий над очередью найди пункт подписки. Дальше Трекер будет сообщать обо всём, что в ней происходит, поэтому сочетай с дайджестом.

Наш путь: Telegram, Гермес и задачи, которые ловятся сами

Формы и почта это штатные интеграции, они включаются кнопками. Но у Трекера есть API, а значит, задачу может завести любая твоя программа. Покажем на нашей рабочей схеме, как поручение из Telegram-группы доезжает до канбан-доски без единого ручного переноса.

Поток выглядит так: в рабочей группе кто-то пишет поручение, например «собрать отчёт по дилерам к пятнице». Бот Гермес читает группу и распознаёт в сообщении поручение: есть действие, есть срок. Дальше он сверяется со списком открытых задач в очереди, чтобы не плодить дубли. Если такой задачи нет, Гермес пишет в группу: «завести задачу?» Человек отвечает «да», и бот создаёт задачу в очереди TREK через API. Канбан-доска синхронизируется с очередью каждые 3 минуты, так что карточка появляется на доске почти сразу.

Обрати внимание на два принципа этой схемы. Первый: бот предлагает, человек решает. Ни одна задача не создаётся без подтверждения. Второй: сверка с существующими задачами обязательна, иначе интеграция превратится в генератор дублей. Как именно код разговаривает с Трекером (токены, запросы, создание задач), разберём в модуле 8.